PRINCIPIOS Y ETAPAS DEL PRESUPUESTO

PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN 

 Autora: Jazmín Díaz-Barrios. 

 Capítulo 9 del libro: Gestión presupuestaria en organizaciones empresariales

  Una vez terminado el plan de comercialización, debe ser entregado al ejecutivo de manufactura, quien tiene la responsabilidad de traducirlo a un programa de producción congruente con las políticas de la administración y sujeto a ciertos imperativos de eficiencia en la producción, uso de instalaciones fabriles y niveles de inventario. 

  

Los gerentes deben planificar una coordinación óptima entre los niveles de las ventas, de los inventarios y de la producción de manera tal que resulte una manufactura económica. 

   

El plan de producción no solo representa la determinación de la cantidad y tiempo preciso de producción, sino más bien representa la base para planificar los distintos aspectos de la función manufactura (materiales directos, mano de obra directa y gastos indirectos de fabricación). 

 Para desarrollar el plan de producción se deben analizar las siguientes: 

Decisiones de producción 

 1. Necesidades totales de producción por producto y período. 

 2. Políticas de inventario sobre productos terminados, en proceso y costo de mantenimiento de inventario. 

 3. Capacidad de planta: desviaciones permisibles de un nivel estable de producción 

 4. Instalaciones: expansión o contracción de la capacidad de planta 

 5. Disponibilidad de insumos. 

 6. Duración del tiempo de procesamiento. 

 7. Lotes económicos. 

 8. Programación de la producción por período, producto y área de responsabilidad. 

 Elementos del presupuesto de producción 

 La cantidad de productos a venderse especificados en plan de ventas, son los insumos básicos para elaborar el plan de producción. Esas ventas se ajustan según las políticas de inventarios y producción para indicar el volumen de producción que deberán fabricarse, tanto por producto como por período. 

De esta manera puede decirse que el cálculo de un presupuesto de producción tiene como fórmula básica: 

 

Ventas + Variación de inventarios de productos terminados = necesidades de producción

 Esto dará como resultado el presupuesto de producción en unidades. 

 Elaboración del presupuesto de producción. 

 a. Definición del Plan de ventas Este es el primer paso para elaborar un presupuesto de producción: conocer cuanto se va a vender en el periodo. En el capítulo 8 elaboramos el presupuesto de ventas y por ende calculamos las unidades a vender. 

 b. Establecimiento de la Política de inventario Uno de los aspectos más importantes de la planificación de la producción es que obliga a analizar los inventarios. Ellos tienen que absorber mes a mes la diferencia entre lo producido y lo vendido. Su evaluación anticipada y realista ayuda a preservar los niveles de costos de la empresa. Sin embargo, la situación en la organización es que existen intereses divergentes entre las diferentes funciones de la empresa, Ventas reclama altos inventarios de productos terminados, Producción reclama altos inventarios de materias primas, Compras apoya grandes compras que reducen el costo unitario, pero Finanzas requiere poca inversión en inventario y disminuir el costo de mantenimiento de inventario. 

Por otra parte es imposible realizar un plan realista de producción sin tener políticas definidas de inventarios y estas políticas deben establecer normas para los inventarios mínimo y máximo o una tasa de rotación definida y deben considerar técnicas de control. 

 Un nivel elevado de inventarios origina costos excesivos de mantenimiento de inventario, inversión ociosa, e incluso obsolescencia del producto, y un nivel insuficiente para satisfacer en forma oportuna la demanda, genera costos excesivos por falta de existencias. 

 

Objetivos de la política 

 1) Planificar el nivel óptimo de la inversión en inventarios. 

 2) Mantener de manera razonable esos niveles óptimos a través del control. 

 

Factores a considerar para definir la política: 

 - Cantidades de unidades de las ventas 

- Carácter perecedero de ciertas partidas en inventario 

- Duración del período de producción 

- Instalaciones de almacenamiento 

- Capital para financiar la producción de inventarios 

- Tiempos de distribución 

- Costos de conservar los inventarios 

- Protección contra escasez de materiales y mano de obra 

- Protección contra incremento en precios 

- Riesgos 

 Tipos de políticas 

- Existencia en meses: Ej.: Existencia para dos meses de ventas, con base en promedios móviles. 

 - Límite máximo: Ej.: No debe exceder de 1.000 unidades 

 - Límite máximo y mínimo: Debe fluctuar entre 1.000 y 500 unidades. 

 - Cantidad específica: Ej.: 1.5 veces las ventas del mes anterior 

 - Coeficiente de rotación del inventario: Ej.: Rotación anual de 6 veces 

 Elementos esenciales para la efectividad de la política de inventario. 

 - Políticas definidas y al día. 

 - Asignación de responsabilidades 

 - Procedimientos de control 

 - Sistemas de información a la administración 

 Inventarios Justo a Tiempo (JIT) Los niveles de inventario tradicionales, se fijan usando fórmulas que equilibran el promedio de costos fijos de la compra de materia prima y los costos variables de almacenamiento. Sin embargo a mediados de los setenta del siglo 20, el mundo fijó su vista en el kanban japonés o sistema de inventarios justo-a-tiempo. El kanban trata de llegar a un estado ideal donde las cantidades de la producción sean iguales a las cantidades de las entregas. Esto reduce al mínimo el costo de manejo de materiales y costos de almacenamiento. Los materiales se compran con más frecuencia y en volúmenes más pequeños, justo a tiempo para ser usados y los bienes son producidos justo a tiempo para ser vendidos. 

El sistema requiere una coordinación perfecta entre los tiempos y sistema de operaciones y los proveedores. 

 c. Estimación del inventario inicial. (el presupuesto normalmente se realiza antes de terminado el periodo en curso, así que el inventario inicial del siguiente periodo, deberá estimarse). El inventario inicial, si bien es cierto que en términos generales obedece a las mismas políticas analizadas anteriormente, para cada presupuesto debe ser estimado, ya que él absorberá los ajustes que hayan ocurrido en el año en curso con respecto a lo presupuestado. Por ejemplo, es posible que a pesar de una sana política de inventario, las ventas de este año estén por debajo de lo planificado y al mes de septiembre 20XX, se prevé que el inventario final anual será de 1.200 unidades y no 1.000 como es la política. Entonces, el inventario inicial del próximo período será 1.200 unidades. 

 d. Determinación de la producción requerida. Conociendo las ventas y los inventarios final e inicial de productos terminados se puede proceder a calcular. VENTAS + INVENTARIO FINAL - INVENTARIO INICIAL = NECESIDADES DE PRODUCCIÓN 

 e. Distribución de producción entre los sub-períodos del año El prorrateo de la producción entre los distintos sub-períodos del año, persigue tres objetivos: 

 • Cubrir las necesidades de ventas de cada sub-período 

• Cumplir la política de inventario de productos terminados previamente definida 

 • Fabricar lo más económicamente posible 

Buscando cumplir con estos objetivos se utilizan tres criterios diferentes: 

 • Estabilidad de la producción: Fluctúa el inventario. 

   Beneficios e inconvenientes: 

+ Estabilidad del empleo (pertenencia institucional, menores costos de reclutamiento, selección y adiestramiento) 

+ Economía en las adquisiciones de insumos 

+ Mejor aprovechamiento de instalaciones 

- Cuando el producto tiene una estacionalidad muy alta, ante una producción estable se generan inventarios muy altos en los periodos de bajas ventas, con un incremento sustancial de estos costos y una imposibilidad de cumplir la política. 

 • Estabilidad del inventario: Fluctúa la producción 

 Beneficios e inconvenientes: 

+ Menores costos de almacenamiento y gastos asociados. 

- Se puede generar costos de escasez al no conseguir mano de obra y materia prima o no conseguirla al costo presupuestado, en los periodos de alta producción. 

 • Flexibilidad en ambos (combinación óptima). Este modelo establece unos topes máximos y mínimos para la producción, los cuales se corresponderán con la capacidad instalada de la empresa y los niveles permisibles de producción manteniendo tanto los costos fijos, como la tasa de costo variable. Igualmente define una política de inventario basada en máximos y mínimos compatible con costos fijos en los gastos de almacenamiento. 

 Este modelo permite obtener las ventajas de cada uno de los modelos anteriores, ya que al fluctuar la producción dentro de los niveles que mantienen los mismos costos fijos y la misma tasa de costo variable, se esta produciendo de la manera más económica, por otra parte, al fluctuar el inventario pero dentro de los niveles de la capacidad de almacenamiento prevista por la política se garantizan los menores costos en inventario. 

 La elaboración de este modelo se realiza por ensayo y error. 

 f. Control de la producción. Al iniciar el ejercicio económico se tiene distribuida la producción en los sub-periodos pertinentes. Durante el ejercicio económico, se debe medir y comparar la producción planeada con la real a fin de conocer hasta donde se están alcanzando las metas de producción, en el entendido que si las metas de producción no se alcanzan, las metas de ventas se verán negativamente afectadas, por lo que la corrección inmediata es un imperativo. 

 Veamos ahora un ejemplo del cálculo del presupuesto de producción con la empresa Uniformes Venezolanos, la cual fabrica pantalones escolares. Este producto es altamente estacional y abajo se presenta la distribución de sus ventas por trimestre:

El inventario final de productos terminados al 31/12/2008 se estima en 22.000 pantalones. La política de inventario de productos terminados de la empresa es un inventario fijo igual a 15 días de venta del mejor mes de ventas (septiembre) del año anterior al presupuestado. Este año se tiene previsto vender en septiembre 102.000 pantalones. De acuerdo a los datos la cédula quedaría así: