CONTROL PRESUPUESTARIO

Jazmín Díaz-Barrios.
2013

El control presupuestario, no es más que una herramienta de control de la gestión de una organización.  Tiene por meta mejorar los resultados económicos de una organización y esto lo hace, verificando si las predicciones se ajustan a las realizaciones e indicando las acciones correctivas necesarias.  Lo anterior implica una doble orientación: la primera como sistema de verificación, la segunda como guía o correctivo, requiere un análisis permanente de las decisiones y la adopción de medidas tanto inmediatas como mediatas.

          Lo anterior, de acuerdo con Welsch (2005) supone cinco elementos básicos en un sistema de control en general y presupuestario en particular: 1. Fijar los niveles de resultados o estándares de actuación satisfactoria; 2. Comprobar (medir y comparar) los resultados obtenidos frente a los niveles predeterminados; 3. Evaluar los resultado a fin de conocer el por qué de las desviaciones; 4. Tomar decisiones de acuerdo a la evaluación; 5. Ejecutar las decisiones.  Si falta alguno de los elementos mencionados, el control no es efectivo.  Ver figura 4

Figura 4. Sistema de control presupuestario

                                           FUENTE: Elaboración Propia

Informes de resultados

          En las organizaciones se llevan a cabo variados tipos de informes de resultados. Entre los más comunes se encuentran los informes externos especiales, los cuales son preparados para dependencias gubernamentales, sector bancario, en caso de fusiones o adquisiciones. Otro tipo de informe es a los dueños: Informe anual tradicional o informes especiales basados en los principios de contabilidad generalmente aceptados.  Y los más comunes, de acuerdo con Burbano (2005) y Welch (2005) en la organización son los:

Informes internos: Son informes confidenciales preparados para las necesidades internas de la administración y pueden ser:

-        Estadísticos: Muestran las estadísticas históricas referentes a todas las fases de las operaciones.

-        Especiales: Se relacionan con algún problema específico de la administración.

-        De desempeño: Se preparan sobre una base mensual  y en formatos estandarizados, periodo a periodo, facilitan el control interno y básicamente comparan metas y planes presupuestales. Su objetivo es  la comunicación de las mediciones del rendimiento personal, de los resultados reales y de las correspondientes variaciones.  Para que esto informes cumplan su cometido deben poseer algunas  características específicas:

-        Deben amoldarse a la estructura organizacional

-        Fácil aplicación del principio administrativo por excepción

-        Ser repetitivos y por cortos periodos

-        Ser sencillos, comprensibles y con la información esencial

-        Ser oportunos

-        Ser constructivo en su tono

-        Ser cuantitativos (principal unidad de medida la monetaria)

-        Impulsar a la acción.

Una vez diseñados los informes de desempeño atendiendo a las características descritas y definidos los periodos de entrega, cada unidad debe, al comenzar el ejercicio proceder a vaciar la información planificada Vs. la información real a fin de conocer las variaciones y establecer las diferencias en términos absolutos y relativos.

Cuantificación y análisis de las desviaciones.

   Al encontrar diferencias entre lo planificado y lo real se comienza un proceso de análisis donde se toman las siguientes consideraciones:

   1. La variación es importante? Si la variación es muy pequeña, con respecto al estándar establecido, el análisis no se justificaría.

2. La variación tiene su origen en errores de elaboración del informe. Es necesario verificar si no es un simple error material, antes de comenzar un proceso de investigación.

3. La variación se debió a decisiones de la Administración.  En este caso el procedimiento es re-planificar, ya que si la gerencia hizo un cambio que modificó el presupuesto, hay que ajustarlo.

 4. La variación se debió a factores no controlables.  En el caso de que la variación se deba a nuevas leyes, algún decreto gubernamental, entre otros, el procedimiento también será la re-planificación ya que no se tiene potestad para cambiar la situación, hay que ajustar el presupuesto.

5. La variación no tiene causa aparente conocida y por lo tanto debe ser investigada.

Métodos para investigar las variaciones.

1.       Reuniones con los jefes y empleados de los centros de responsabilidad afectados.

2.       Análisis de las condiciones de trabajo, flujo, coordinación y supervisión

3.       Observación directa

4.       Investigaciones por grupos de asesoría

5.       Auditorías internas

6.        Estudios especiales

7.        Análisis matemático de variaciones

•        Este análisis es un método matemático de dos grupos de datos (los reales y los estimados), en los cuales se van analizando cédulas que detallan más la situación hasta encontrar la causa que originó la disminución, de esta manera se puede entrevistar al involucrado sobre las decisiones que se hayan tomado.  Pueden encontrarse  variaciones en costes directos, en costes indirectos y en ventas.  Cada uno de ellos puede originar una desviación técnica (desviación en cantidad), desviación económica (desviación en precio) y desviación mixta (de cantidad y de precio). 

Interpretación de resultados

Causa	Acción
Problema de ejecución	Corrección de la situación problémica, el plan se mantiene
Indicador inadecuado	Se modifica indicador
Plan sobre o subestimado	Modificación del plan
Objetivos y/o metas sobre o subestimados	Modificación del objetivos

Referencia bibliográficas:

Burbano, J. (2005) Presupuestos, enfoque moderno de planeación y control de recursos, 3ª edición, McGrawHill, Colombia

Welsch G., Holton R, Gordon P y Rivera C. (2005) Presupuestos, planificación y control. 6ª edición, Pearson Prentice Hall, México.