PRINCIPIOS Y ETAPAS DEL PRESUPUESTO

Principios Presupuestarios

Existen unos principios presupuestarios generales y otros usados particularmente por el sector público.  Salas (citado por Burbano, 2005) plantea que los principios son las causas primarias que dieron nacimiento a la presupuestación y deben ser observados y utilizados en el desarrollo de su actividad, aun cuando también manifiesta que no todos son de obligatorio cumplimiento. Se pueden clasificar en 5 grupos: de previsión, de planeación, de organización, de dirección y de control.

Los principios de previsión, son tres y se orientan a la necesidad de hacer un estudio anticipado: Predictibilidad Determinación cuantitativa y Objetivo. 

          Los principios de planeación: Indican el cambio para lograr los objetivos deseados: Precisión, Costeabilidad, Flexibilidad, Unidad, Confianza, Participación, Oportunidad y Contabilidad por centros de responsabilidad.

Los principios de organización: Plantean la Importancia de la definición de las actividades:  División del trabajo, Responsabilidad  y  autoridad.

Los principios de dirección tienen que ver con la Conducción de los individuos hacia el logro de los objetivos. Son: Comunicación y Coordinación,

Los principios de control se orientan a comparar  los objetivos con los logros: Reconocimiento, Excepción, Normas y Conciencia de costos.

El presupuesto público incluye otros principios de los cuales los más importantes para el control de la gestión son: sistematicidad (todos los presupuestos deben elaborarse con la misma técnica); anualidad (el periodo de un presupuesto no debe exceder a un año; veracidad (exige que el presupuesto de ingresos sea calculado con base a sumas que verosímilmente puedan ingresar a las arcas del Estado, y que el presupuesto de gastos obedezca a un cálculo fidedigno de los montos necesarios para cada actividad.

Etapas del Presupuesto

La elaboración de un presupuesto, consta de tres áreas básicas, las cuales son: conceptualización, procedimiento y síntesis (Burbano, 2005). Los cuales se traducen en los siguientes pasos:

Preiniciación

          Es la fase de diagnóstico, en la cual se revisan la visión, misión y objetivos de la organización a fin de determinar su pertinencia en el tiempo y definición de los objetivos específicos para el año siguiente, basado en los logros del ejercicio corriente.  Generalmente, comienza en el último trimestre del año anterior. Se evalúan los presupuestos anteriores para conocer la adecuación actual de los parámetros utilizados anteriormente (márgenes de utilidad, participación en el mercado, rentabilidad), se analizan las tendencias, los factores ambientales e internos (análisis FODA), sentando las bases para la toma de decisiones que dará como resultado el planeamiento estratégico y táctico, el cual posteriormente será cuantificado en los presupuestos. Al escoger las estrategias, se interpretan los objetivos generales y específicos que se definieron previamente.  Esta fase es llevada a cabo por el Comité de Presupuesto o quien haga sus veces en la organización.

Elaboración

          Para elaborar el presupuesto es necesario tener el POA (plan operativo anual), el cual adquirirá dimensión monetaria a través del presupuesto.  Como se dijo anteriormente, se comenzará por el presupuesto de ventas, según los objetivos de mercadeo fijados por la organización y se tomarán las decisiones sobre, precio, distribución, crédito y promociones que se utilizarán.  Según los estimados de ventas y las políticas de inventarios,  se programarán las cantidades a producir.  El programa anterior y las políticas de inventarios, servirán de base para el presupuesto de compras en términos reales y monetarios. Cada unidad preparará su presupuesto de personal y RRHH los consolidará en el presupuesto de personal de la empresa.  La cuantificación de los proyectos de inversión que requiera la organización, estará colocada a un alto nivel, para tener conocimiento de todo el material a evaluar relevante.  El personal de staff. (dpto. de presupuesto, consolidará el documento y lo presentará al comité de presupuesto o la gerencia, dependiendo de la estructura de la organización).

Ejecución:

          Durante el proceso de ejecución presupuestaria, se asumen todos loos principios presupuestarios de dirección que coadyuvarán en la toma de decisiones durante el ejercicio.  El seguimiento de los objetivos organizacionales y el desempeño gerencial se llevará a través de la etapa de control.

Control

          Como todo proceso de control, el control presupuestario tiene varias fases: en una primera, se establecen los estándares de desempeño, es decir, aquellos parámetros que me van a permitir saber cuales diferencias son aceptables y cuales tienen que ser estudiadas y corregidas.  Esta fase se define cuando diseñamos los informes de desempeño y se revisa anualmente para adaptarlas al entorno.  Durante el proceso de control propiamente dicho, se mide el desempeño, luego lo compara con lo planificado, establece las diferencias absolutas y relativas, analizándolas a fin de tomar las medidas correctivas cuando fuera el caso. 

          Lo anterior se realiza en periodos cortos a través de informes de desempeño. Desemboca en aplicación de correctivos o re-planificación de acuerdo a la situación existente.

          Evaluación

          Una vez finalizada la ejecución presupuestaria y el periodo económico o fiscal, se elaborará un informe de desempeño integral de todos los aspectos del presupuesto, desde su planificación, de manera que sirva para la planeación del siguiente periodo.   Este informe dará cuenta del cumplimiento de los objetivos previstos, sirviendo como base para el proceso de re-planificación.

Bibliografía:

Burbano, Jorge (2005).  Presupuestos, enfoque moderno de planeación y control de recursos, 3ª edición, McGrawHill, Colombia.